Как оформлять закупки у физических лиц в Грузии с 1 декабря 2026 года
Ресторан покупает овощи на рынке, кафе — домашний сыр у фермера, гостиница — мебель у частного лица, а магазин закупает у населения товары для дальнейшей продажи.
С 1 декабря 2026 года для части таких операций в Грузии применяется новый электронный порядок учета. Но электронный акт обязателен не для всех: правила зависят от статуса покупателя, документов продавца и применяемого налогового режима.
Содержание
- Что изменилось с 1 декабря 2026 года
- Какие документы могут заменить электронный акт
- Что делать ИП со статусом малого бизнеса
- Почему ресторанам важна прослеживаемость продуктов
- Можно ли использовать бумажный акт
- Что делать, если продавец не дает документы
- Сроки электронного акта
- Какие риски возникают при неправильном оформлении
- Сравнение трех моделей закупки
- Практические рекомендации
- Частые вопросы
Что изменилось с 1 декабря 2026 года
30 октября 2026 года руководитель Службы доходов Грузии принял приказ №24839, которым утверждены специальная форма и порядок учета закупок товаров у физических лиц.
Документ опубликован 2 ноября 2026 года. Сам приказ действует со дня подписания, а новая процедура применяется к соответствующим хозяйственным операциям с 1 декабря 2026 года.
Новое регулирование связано также с приказом Министра финансов Грузии №332 от 26 октября 2026 года, вступившим в силу 1 ноября 2026 года.
Новый документ
Для определенных закупок используется акт закупки товаров у физического лица (ფიზიკური პირისგან საქონლის შესყიდვის აქტი).
Покупатель оформляет его в электронной системе Службы доходов, после чего продавец получает возможность подтвердить или отклонить акт.
Новый электронный порядок не отменяет другие документы, если их оформление требуется законодательством.
Какие документы могут заменить новый электронный акт
Здесь важно отличать документы, которые прямо позволяют не оформлять специальный акт, от дополнительных доказательств сделки и оплаты.
Документы, прямо предусмотренные новым приказом
Если продавец своевременно оформил один из предусмотренных приказом документов, дополнительный электронный акт оформлять не требуется.
| Документ | Когда используется |
|---|---|
| Товарная накладная | При поставке товара с оформлением накладной в установленном налоговом порядке. |
| Специальный налоговый счет-фактура на нефтепродукты | При соответствующих операциях с нефтепродуктами. |
| Налоговый документ | При оформлении поставки посредством документа, предусмотренного Налоговым кодексом. |
Пример
Ресторан покупает овощи у зарегистрированного предпринимателя. Продавец оформляет товарную накладную на ресторан.
В такой ситуации дополнительный электронный акт закупки у физического лица не требуется.
Договор, расписка и акт приема-передачи
Покупку могут дополнительно подтверждать:
- договор купли-продажи;
- акт приема-передачи;
- расписка продавца;
- банковская выписка.
Для ООО договор и расписка могут подтверждать фактическую сделку, но не отменяют специальный порядок, если он распространяется на эту операцию.
ИП со статусом малого бизнеса: отдельный порядок
Для предпринимателей со статусом малого бизнеса действует принципиально другое правило.
Приказ №24839 предусматривает, что такой предприниматель может использовать новый электронный акт по собственному желанию.
Если закупка производится в рамках деятельности, облагаемой по режиму малого бизнеса, обязательного электронного акта не требуется.
Специальный журнал учета
Статья 91 Налогового кодекса предусматривает ведение специального журнала учета.
В журнале отражаются:
- наименование приобретенного товара;
- единица измерения и количество;
- дата расхода;
- уплаченная сумма;
- реквизиты подтверждающего документа — если он имеется;
- необходимые примечания.
Журнал может вестись как на бумаге, так и в электронной форме.
Пример из официальной инструкции: картофель и лук
В приложении №3 к приказу №999 приводится пример, когда ИП со статусом малого бизнеса покупает на рынке картофель и лук без документов, подтверждающих расходы.
| Товар | Количество | Сумма | Документ |
|---|---|---|---|
| Картофель | 1 мешок | 30 GEL | Не указан |
| Лук | 10 кг | 9 GEL | Не указан |
Этот пример показывает, что специальный журнал является самостоятельным инструментом налогового учета малого бизнеса.
Пример: закупка продуктов для кафе
Предположим, ИП со статусом малого бизнеса, не зарегистрированный плательщиком НДС, 5 декабря 2026 года приобрел на рынке:
| Товар | Количество | Сумма |
|---|---|---|
| Помидоры | 10 кг | 40 GEL |
| Огурцы | 5 кг | 15 GEL |
| Зелень | 3 кг | 12 GEL |
| Всего | — | 67 GEL |
Если продавец не выдал документы, предприниматель отражает покупку в специальном журнале: товар, количество, дату и сумму.
При наличии накладной, первичного документа или акта приема-передачи его реквизиты можно также указать в журнале.
Важно для малого бизнеса
Малый бизнес платит налог со своего налогооблагаемого дохода по специальному режиму, а не с разницы между выручкой и расходами.
Поэтому сама стоимость купленных продуктов не уменьшает напрямую базу для ставки 1%.
Почему ресторану недостаточно просто записать покупку в журнал
Для ресторанов, кафе и других операторов пищевого бизнеса действует еще один уровень требований — прослеживаемость пищевой продукции.
Бизнес должен иметь возможность установить, у кого была приобретена соответствующая партия продуктов.
Для этого важны данные поставщика, его фактический адрес и дата получения продукции.
Поэтому при регулярных закупках продуктов у физических лиц разумно вести отдельный реестр поставщиков.
Можно ли использовать обычный бумажный акт
Да — если для конкретного покупателя и конкретной операции специальный электронный акт не является обязательным.
Например, ИП со статусом малого бизнеса может дополнительно оформить бумажный документ о закупке.
Пример бумажного акта
АКТ ЗАКУПКИ И ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРОВ
Дата: 5 декабря 2026 года
Покупатель: ИП [ФИО, идентификационный номер]
Продавец: [ФИО, личный номер]
Адрес продавца: [адрес]
Место покупки: [рынок, адрес]
Товар: Помидоры
Количество: 10 кг
Стоимость: 40 GEL
Товар: Огурцы
Количество: 5 кг
Стоимость: 15 GEL
Всего: 55 GEL
Товары переданы покупателю, покупатель принял товары. Расчет произведен наличными в полном объеме.
Подпись продавца: ____________________
Подпись покупателя: ____________________
Для ООО, которое подпадает под обязательную электронную процедуру, такой бумажный акт не заменяет электронный акт по приказу №24839.
Что делать, если продавец не хочет предоставлять документы
Ситуация 1. Продавец готов подтвердить операцию
Для ресторана-ООО, если отсутствует предусмотренный альтернативный документ, покупатель оформляет электронный акт.
Продавец подтверждает его через предусмотренный новым порядком механизм.
Ситуация 2. Продавец готов подписать бумажный документ
Для ИП со статусом малого бизнеса можно использовать бумажный первичный документ и специальный журнал.
Для ООО такой документ сам по себе не заменяет обязательный электронный акт.
Ситуация 3. Продавец не сообщает данных вообще
Малый бизнес может отразить покупку в специальном журнале без отдельного документа.
Но для ресторана возникает проблема с подтверждением происхождения продукции.
Когда оформлять электронный акт
| Действие | Срок |
|---|---|
| Оформление акта покупателем | До конца месяца, следующего за месяцем покупки. |
| Подтверждение или отклонение продавцом | В течение двух месяцев, следующих за месяцем операции. |
| Начало применения нового порядка | С 1 декабря 2026 года |
Пример
Если ресторан купил продукты 5 декабря 2026 года, акт нужно оформить до 31 января 2027 года.
Продавец может подтвердить или отклонить его в установленный двухмесячный период.
Направленный продавцу акт не равнозначен подтвержденному акту.
Какие последствия возможны при неправильном оформлении
Для обычной компании документально неподтвержденный расход может иметь значение для целей налога на прибыль, если обязанность подтверждения установлена законодательством.
Отдельно существуют правила ответственности, связанные с перевозкой товаров без необходимых документов и с неучтенными товарно-материальными ценностями.
Для малого бизнеса ключевой вопрос — корректное отражение закупки в специальном журнале.
Для ресторанов дополнительно остается необходимость подтвердить происхождение продуктов.
Сравнение трех моделей закупки
| Вопрос | Ресторан-ООО | ИП, общая система | ИП, малый бизнес |
|---|---|---|---|
| Электронный акт при покупке у физлица без предусмотренных документов | Обязателен | Обязателен | Доброволен |
| Можно оформить бумажный документ | Да, дополнительно | Да, дополнительно | Да |
| Специальный журнал малого бизнеса | Не применяется | Не применяется | Обязателен |
| Можно отразить закупку без отдельного документа продавца | Не применяется | Не применяется | Да, в рамках специального режима |
| Прослеживаемость продуктов | Да | Да | Да |
| Правила НДС при соответствующем статусе | Да | Да | Да |
Что мы рекомендуем ресторанам, кафе и другим предпринимателям
С 1 декабря 2026 года удобно разделить закупки у физических лиц на три категории:
- закупки, по которым продавец оформляет полноценные налоговые документы;
- закупки у физических лиц, для которых требуется электронный акт;
- закупки, для которых электронный акт доброволен.
На практике
- ООО и ИП на общей системе следует организовать оформление электронных актов и получение подтверждений продавцов, если не применяется исключение;
- ИП со статусом малого бизнеса необходимо продолжать вести специальный журнал, а электронные акты использовать добровольно;
- ресторанам и кафе необходимо отдельно обеспечить идентификацию поставщиков продуктов и прослеживаемость их происхождения.
Для регулярных закупок практично заранее сформировать перечень проверенных продавцов, получить необходимые идентификационные данные и согласовать порядок оформления документов.
Частые вопросы
Нет. Порядок зависит от статуса покупателя и от того, оформил ли продавец один из предусмотренных альтернативных документов.
Для малого бизнеса новый электронный акт предусмотрен как добровольный. При этом сохраняется обязанность вести специальный журнал учета.
Да, если продавец своевременно оформил предусмотренную новым порядком товарную накладную или другой прямо указанный документ.
Нет, если специальный электронный порядок обязателен для конкретной операции. Расписка может подтверждать факт сделки, но не заменяет установленный электронный акт.
Специальный журнал малого бизнеса предусматривает возможность отражения закупки даже при отсутствии отдельного документа, подтверждающего расход.
Помимо налогового учета, ресторан должен соблюдать требования по прослеживаемости пищевой продукции и иметь возможность определить происхождение приобретенных продуктов.
Главное
- новый специальный порядок применяется к соответствующим операциям с 1 декабря 2026 года;
- для ООО и ИП на общей системе электронный акт может быть обязательным;
- если продавец своевременно оформил предусмотренный альтернативный документ, дополнительный акт не требуется;
- для ИП со статусом малого бизнеса электронный акт доброволен;
- малый бизнес продолжает вести специальный журнал учета;
- бумажный акт может использоваться дополнительно, но не всегда заменяет специальный электронный документ;
- ресторанам нужно учитывать не только налоговые правила, но и требования прослеживаемости продуктов.
Приказ Службы доходов №24839 от 30 октября 2026 года
Приказ Министра финансов №332 от 26 октября 2026 года
Приказ Министра финансов №279 от 24 июля 2018 года
Постановление Правительства №577 о прослеживаемости пищевой продукции
Материал подготовлен по нормативной базе, указанной в исходной статье. Проверка материала в источнике — по состоянию на 6 ноября 2026 года.