Как использовать за рубежом официальные документы, выданные в Грузии: Минская конвенция, апостиль и консульская легализация

На практике есть три основных варианта:

• документ принимается без апостиля и консульской легализации - если между странами действует Минская конвенция (https://matsne.gov.ge/ka/document/view/5017658?publication=0) или иной международный договор об отмене легализации;
• нужен апостиль — если страна назначения участвует в Гаагской конвенции 1961 года (https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41);
• нужна консульская легализация — если страна назначения не участвует в Гаагской конвенции и нет договора, который отменяет легализацию.

Важно: апостиль и легализация подтверждают не содержание документа, а подлинность подписи, полномочия подписанта и, при наличии, подлинность печати или штампа.

Апостиль или легализация могут понадобиться, например, для:

• свидетельства о рождении;
• свидетельства о браке;
• свидетельства о разводе;
• свидетельства о смерти;
• справки об отсутствии брака;
• справки об отсутствии судимости;
• справки о гражданстве;
• документов об образовании;
• судебных решений;
• нотариальных актов;
• документов, выданных административными органами Грузии;
• справок о трудовом стаже;
• справок о пересечении границы;
• документов, связанных с регистрацией компании, если они выданы компетентным государственным органом.

Примеры из практики:

• человек заключил брак в Грузии и хочет подтвердить этот брак в другой стране;
• ребенок родился в Грузии, а свидетельство о рождении нужно предоставить в иностранный орган;
• иностранный банк просит грузинский корпоративный документ;
• работодатель за рубежом требует грузинскую справку о несудимости;
• университет за рубежом просит документ об образовании;
• наследственное дело открыто за границей, а нужно предоставить грузинское свидетельство о смерти, браке или рождении;
• доверенность, выданная в Грузии, должна использоваться для сделки или представительства за рубежом.

Если документ выдан в Грузии и должен быть представлен в стране, с которой у Грузии действует Минская конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 года, апостиль или консульская легализация обычно не требуются.

По статье 13 Минской конвенции документы, изготовленные или удостоверенные компетентным органом одной договаривающейся стороны в установленной форме и скрепленные гербовой печатью, принимаются на территории других договаривающихся сторон без какого-либо специального удостоверения. Такие документы имеют доказательственную силу официальных документов.

То есть для стран Минской конвенции, как правило, достаточно:

• оригинала грузинского документа;
• при необходимости - нотариально удостоверенного перевода на язык страны, где документ предоставляется.

Пример: если грузинское свидетельство о браке предоставляется в стране, где применяется Минская конвенция (например: Белоруссия или Россия), обычно не нужно проставлять апостиль. Но если орган этой страны не принимает документ на грузинском языке, потребуется перевод - чаще всего нотариально удостоверенный или выполненный по правилам страны назначения.

Важно: перед подачей документа лучше проверить требования конкретного органа. Даже если легализация не требуется, ведомство может установить требования к переводу, сроку актуальности справки или форме документа.

Если страна, куда подается грузинский документ, является участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, вместо консульской легализации применяется апостиль.

Апостиль - это специальное удостоверение, которое подтверждает:

• подлинность подписи на документе;
• полномочия лица, подписавшего документ;
• подлинность печати или штампа, если они есть на документе.

Апостиль не подтверждает содержание документа и не заменяет перевод.
Пример: грузинская справка о несудимости нужна для ВНЖ, работы или учебы в стране - участнице Гаагской конвенции (например, Испания, Сербия или Канада). В таком случае на документ обычно проставляется апостиль, после чего делается перевод по требованиям страны назначения.

Апостиль может понадобиться для:

• подачи документов на ВНЖ или гражданство;
• регистрации брака за рубежом;
• подтверждения семейного положения;
• поступления в университет;
• трудоустройства;
• открытия банковского счета;
• наследственных дел;
• судебных и административных процедур за рубежом.

Список стран - участниц Гаагской конвенции нужно проверять на официальном сайте HCCH:
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Образец апостиля опубликован на официальном сайте HCCH:
https://www.hcch.net/en/publications-and-studies/details4/?pid=5190

Если страна, где будет использоваться грузинский документ, не участвует в Гаагской конвенции 1961 года и нет международного договора, отменяющего легализацию, применяется консульская легализация.

В Грузии легализация - это более сложная процедура, чем апостиль. По информации Агентства развития государственных сервисов Грузии, легализация проходит в два этапа:

• первый этап выполняет Агентство развития государственных сервисов;
• второй этап выполняет Консульский департамент Министерства иностранных дел Грузии.

После этого документ, как правило, дополнительно удостоверяется дипломатическим или консульским представительством той страны, где документ будет использоваться.

Главное отличие от апостиля: апостиль работает для всех стран - участниц Гаагской конвенции, а консульская легализация действует только для конкретной страны, консульство которой легализовало документ.

Пример: если документ из Грузии нужно предоставить в стране, которая не признает апостиль (например: ОАЭ), потребуется консульская легализация. После легализации документ можно использовать именно в этой стране, а не универсально в любой другой юрисдикции.

Если грузинский документ правильно оформлен для конкретной страны - например, имеет апостиль, прошел консульскую легализацию или принимается без легализации по Минской конвенции, - в стране подачи обычно остается вопрос перевода.

Как правило, потребуется:

• нотариально удостоверенный перевод;
• либо перевод присяжного/сертифицированного переводчика, если этого требует страна назначения;
• либо перевод, выполненный через уполномоченного переводчика при суде, муниципалитете, консульстве или ином органе - в зависимости от местных правил.

Ключевой момент: апостиль или консульская легализация не заменяют перевод. Они подтверждают юридическое происхождение документа, а перевод нужен, чтобы принимающий орган мог прочитать и оценить его содержание.

На практике лучше заранее уточнить у принимающего органа:

• нужен ли перевод;
• на какой язык;
• кто вправе выполнять перевод;
• нужно ли удостоверять перевод у нотариуса;
• должен ли переводиться сам апостиль;
• принимают ли электронный апостиль или нужен бумажный документ.

Заявление на апостиль или легализацию можно подать через территориальные офисы Агентства развития государственных сервисов и филиалы Дома юстиции.

Официальная страница услуги:
https://sda.gov.ge/en/products/apostille-and-legalization/

Агентство также предоставляет перевод документов на иностранные языки и удостоверение перевода апостилем или легализацией. Среди языков указаны английский, итальянский, французский, испанский, греческий, русский, немецкий и турецкий.

По официальной информации Агентства развития государственных сервисов Грузии, государственная пошлина за удостоверение документа апостилем или легализацию составляет:

• 8-й рабочий день - 30 GEL;
• 4-й рабочий день - 60 GEL;
• 2-й рабочий день - 120 GEL;
• в тот же день - 150 GEL.

Для электронного апостиля и отдельных категорий документов могут применяться другие сроки и тарифы.

Официальная страница с тарифами:
https://sda.gov.ge/en/products/apostille-and-legalization/

Если нужно восстановить, получить или оформить документы в Грузии, а также обеспечить апостилирование или легализацию, JUST Advisors помогает с документами, справками, дубликатами и их дальнейшим оформлением для использования за рубежом:
https://justadvisors.ge/individuals/poluchenie-dokumentov-i-spravok/

По информации Агентства развития государственных сервисов Грузии, апостиль или легализация не применяются, в частности, к:

• документам, выданным дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Грузии за рубежом;
• документам, выданным частными юридическими лицами, кроме медицинских и образовательных учреждений;
• административным документам, прямо связанным с коммерческими или таможенными операциями;
• удостоверениям личности и их копиям, кроме копии паспорта гражданина Грузии, удостоверенной органом выдачи;
• военному билету;
• водительскому удостоверению;
• техническому паспорту транспортного средства;
• квитанциям, выданным административными органами;
• нормативным актам;
• отдельным нотариальным действиям, связанным с удостоверением копий и переводов.

Если документ не подлежит апостилированию, нужно искать другой рабочий вариант: получить другой тип документа, нотариальную копию, официальную справку, выписку из реестра или письменное разъяснение компетентного органа.

Алгоритм простой:

1. Определите страну, где документ будет использоваться.
2. Проверьте, действует ли между Грузией и этой страной Минская конвенция или другой договор об отмене легализации.
3. Если такого договора нет - проверьте, участвует ли страна в Гаагской конвенции 1961 года.
4. Если участвует - нужен апостиль.
5. Если не участвует - нужна консульская легализация.
6. Отдельно уточните требования к переводу в органе, куда документ будет подаваться.

Для использования грузинского документа за рубежом главное - правильно определить страну назначения.

Если применяется Минская конвенция, обычно достаточно оригинала документа и перевода. Если страна участвует в Гаагской конвенции, нужен апостиль. Если страна не участвует в Гаагской конвенции и нет договора об отмене легализации, потребуется консульская легализация.

Самая частая ошибка - поставить апостиль «на всякий случай» или, наоборот, не проверить требования страны назначения. Это может привести к отказу в приеме документа, потере времени и повторным расходам.

JUST Advisors помогает получить, восстановить и оформить документы в Грузии, а также подготовить их для использования за рубежом.